5 fungsi manajemen dan kepemimpinan

Pada dasarnya ada 5 buah fungsi utama manajemen, yaitu : Planning (Perencanaan) Organizing (Mengorganisasi) Staffing (Penempatan) Coordinating (Mengkoordinasi) Controlling (Mengontrol) Kelima fungsi dasar manajemen tersebut itu harus ada dalam struktur perusahaan, entah berskala UKM ataupun skala corporate besar. Mengapa hal itu menjadi sangat penting? Karena, tanpa adanya fungsi manajemen yang berjalan maka perusahaan tidak bisa berjalan dengan semestinya. 1. Fungsi Planning (Fungsi Perencanaan Manajemen) Seperti diagram diatas, yang pertama dan utama adalah fungsi planning. Mengapa ini menjadi sangat penting? Karena fungsi planning adalah aktivitas untuk menyusun, merencanakan apa yang menjadi tujuan perusahaan serta bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan atau planning dilakukan pada awal pembentukan perusahaan, seperti definisi diatas. Planning penting dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan. Mengapa menetapkan tujuan itu menjadi penting? Karena tanpa adanya tujuan yang jelas, maka aktivitas perusahaan juga tidak akan meningkat. Ibarat, jika tidak ada yang dikejar maka orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut hanya melakukan kewajiban saja, yang penting dibayar. Tidak ada upaya untuk meningkatkan performa perusahaan. Dan alhasil, pencapaian perusahaan akan stagnan, bahkan menurun Aktifitas Fungsi Perencanaan (Planning) Dalam pelaksanaan ada 4 macam aktifitas yang dilakukan dalam fungsi perencanaan : Menetapkan visi misi perusahaan/organisasi. Visi misi ini berisi gagasan, atau tujuan yang ingin perusahaan capai dalam kurun waktu tertentu. Setelah tujuan ditetapkan, langkah selanjutnya menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah cara-caranya direncanakan, kemudian menyusun dan menentukan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan rancangan tersebut. Terakhir menetapkan standard kesuksesan. Ini penting, karena jika tidak ditetapkan standard yang jelas maka kita tidak bisa menilai apakah ini sudah tercapai apa belum. Aktifitas perencanaan juga bisa dikatakan sebagai proses fungsi perencanaan. karena 4 hal itu harus dilalui untuk membuat sebuah perencanaan yang matang. Pembagian Perencanaan Manajemen Dalam tahap ini, planning bisa dibagi menjadi tiga dari beberapa sudut pandang tingkatan manajemen. Yaitu : Top Level Planning (Perencanaan Tingkat Atas). Dalam tahap teratas ini, perencanaan yang dilakukan bersifat strategis, seperti memberikan arahan/petunjuk umum, merumuskan tujuan, pengambilan keputusan dan memberikan arahan untuk melakukan kerja yang efisien. Pada tahap ini bersifat menyeluruh, serta dilakukan untuk menentukan target jangka panjang. Middle Level Planning (Perencanaan Tingkat Menengah), pada tahap ini perencanaan lebih bersifat administratif. Atau lebih detail, seperti menentukan cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Low Level Planning (Perencanaan Tingkat Bawah), dalam tahap ini lebih bersifat ke operasional (pelaksanaan). Yang meliputi tanggaung jawab oleh manajer lapangan. Syarat-syarat Perencanaan yang Baik Untuk menghasilkan perencanaan yang baik dan efisien tentunya harus ada beberapa syarat yang wajib dipenuhi, antara lain : Tujuannya harus spesifik dan jelas, tidak bertele-tele. Singkat, padat, jelas dan sederhana. Hal ini diperlukan supaya tidak terlalu sulit dalam menjalankannya. (Berkaitan dengan syarat awal, yaitu spesifik dan jelas) Berisi analisa terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan Tanggung jawab dengan tujuan harus seimbang dan selaras pada setiap bagiannya Mempunyai kesan bahwa sumber daya yang diperlukan itu ada dan siap untuk digunakan. Jika belum, maka persiapkan terlebih dahulu. Manfaat Membuat Perencanaan Manfaat dari planning tentu banyak sekali. Manfaat yang paling terasa adalah keteraturan saat mengeksekusinya, jadi lebih jelas dan terarah. Lebih jelasnya berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh setelah membuat perencanaan untuk kemajuan perusahaan atau organisasi : Mensingkronkan antar unit devisi pada saat pelaksanaan, serta mengorganisasikan ke arah tujuan yang sama. Dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin akan dilakukan. Pengawasan lebih mudah dilakukan. Mempunya dasar penilaiaian, apakah yang dilakukan itu sudah mencapai target apa belum. 2. Fungsi Organizing (Fungsi Pengorganisasian Manajemen) Fungsi manajemen yang kedua adalah fungsi mengorganisasi. Ingat, di awal manajemen itu ada obyeknya. Nah, organisasi atau perusahaan itu salah satu obyek yang dimanage biar teratur dan mudah untuk mencapai tujuan. Fungsi Organizing adalah fungsi yang mengatur segala sumber daya yang ada baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Supaya sumber daya tersebut dapat berfungsi ditempat yang tepat serta mampu melaksanakan peran dan fungsinya secara maksimal, guna mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Bahasa mudahnya, organizing adalah proses membentuk kelompok terutama karyawan yang ada guna memudahkan untuk mengoptimalkan segala potensi yang ada. Proses organizing ini sangat membantu bagi manager perusahaan untuk mengelola perusahaan, karena lebih mudah dalam melakukan fungsi pengawasan. Aktivitas Proses Organizing Dalam proses pengorganisasian tentunya ada beberapa hal yang harus dilakukan, antara lain : Mengalokasikan sumber daya yang ada serta menyusunnya menurut tugasnya masing-masing. Serta menetapkan prosedur yang harus dilakukan serta dibutuhkan. Menetapkan dengan jelas garis struktur organisasi / perusahaan, serta mendefinisikan hak dan kewajibannya dengan jelas. Merekrut karyawan baru, dengan standard yang telah ditetapkan. Penempatan tenaga kerja dalam posisi yang tepat dan pas, untuk memaksimalkan potensi yang telah ada. Nah intinya adalah menempatkan orang di posisi dan tempat yang tepat. Ini penting, mengapa? Karena jika menempatkan orang di posisi yang salah maka roda perusahaan tidak akan bisa berputar dengan lancar. Unsur-unsur di dalam Organizing Perusahaan Ada beberapa unsur yang ada saat pengorganisasian yaitu : Sekelompok orang yang akan diarahkan untuk saling bekerja sama Melakukan aktivitas/kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya Segala kegiatan dilakukan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan Ketiga hal diatas sangat berkaitan dengan fungsi yang pertama yaitu planning. Jadi, menetapkan tujuan diawal itu sangat penting. Supaya aktivitas didalamnya lebih terarah. Manfaat Organizing Adapun manfaat dilakukan organizing di perusahaan ataupun organisasi adalah : Pembagian tugas antar orang/devisi lebih efektif. Menciptakan spesialisasi saat mengerjakan tugas/pekerjaan. Setiap orang/anggota dalam perusahaan tidak bingung, karena jobdesc sudah jelas. Fungsi Organizing Nah, terakhir adalah berikut beberapa fungsi organizing : Pendegelegasian wewenang dari atas ke bawah lebih mudah. Pembagian tugas yang jelas, sehingga tidak terjadi miss communication saat pekerjaan dimulai. Memiliki manager yang mumpuni di setiap unit, sehingga setiap unit dapat bekerja semaksimal mungkin. Pencapaian tujuan perusahaan semakin mudah dan teratur. 3. Fungsi Staffing Staffing ini sebenarnya tidaklah jauh berbeda dengan organizing. Karena pada intinya adalah menampatkan orang di tempat yang tepat. Tetapi, staffing ini tidak melulu soal tenaga kerja saja. Tetapi lebih ke semua sumber daya yang ada, seperti peralatan, inventaris, dll. Nah, mengapa hal ini menjadi penting? Karena, terkadang 1 divisi tidak terlalu membutuhkan barang A misal, tetapi divisi lain sangat membutuhkannya. Baca : Peluang Kerja Sampingan untuk Mahasiswa dan Pelajar Jadi, sangat penting bisa mengetahui kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi di setiap unit. Adapun fungsi staffing mencakup hal berikut : Perencanaan SDM yang ada Jika kurang adakan rekruitmen tenaga kerja Melakukan seleksi bagi mereka yang mendaftar Pengenalan tentang perusahaan dan melakukan orientasi Pelaksanaan kerja Evaluasi terhadap kinerja Pemberian reward and punishment berdasarkan hasil evaluasi Pemberian pengembangan karir Nah, itu tadi adalah fungsi staffing. Sekarang kita akan membahas fungsi manajemen berikutnya yaitu coordinating. 4. Fungsi Coordinating (Pengarahan / Mengkoordinasi) Fungsi Coordinating juga biasa disebut dengan fungsi Directing, yang artinya sama yaitu mengarahkan. Jadi, Coordinating atau directing adalah fungsi yang bertujuan untuk meningkatakan keefektivitasan serta efisiensi kerja yang optimal Directing alias fungsi pengarahan merupakan fungsi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja dengan optimal dan menciptakan suasana lingkungan kerja yang dinamis, sehat dan yang lainnya. Ada beberapa aktivitas yang dilakukan pada fungsi pengarahan: Menerapkan dan mengimplementasikan proses kempimimpinan, pembimbingan serta motivasi kepada para pekerja supaya dapat bekerja dengan nyaman, baik dan tentunya maksimal. Sehingga mampu mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Memberikan tugas beserta penjelasannya secara rutin yang berhubungan dengan pekerjaan Menjelaskan tentang semua kebijakan yang telah berlaku dan ditetapkan. Diluar itu, fungsi directing juga memerlukan seorang pemimpin/manager yang mumpuni. Karena, pasti ditengah jalan ada aja masalah yang dihadapi oleh pegawai. Karena itulah, diperlukan sosok pemimpin yang mampu mengayomi dan memberikan solusi jikalau problem-problem terjadi saat dijalan. 5. Fungsi Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan) Terakhir adalah fungsi controlling, fungsi ini adalah fungsi yang bertugas menilai apakah pekerjaan yang dilakukan oleh SDM yang ada sudah mencapai target atau belum. Controlling ini sangat penting dilakukan, karena akan menentukan apakah kualitas dari layanan atau produk tersebut terjaga atau tidak. Karena itulah, tadi saya sudah jelaskan diawal, bahwa saat perencanaan harus ada standard khusus bagaimana suatu pekerjaan itu diselesaikan dengan baik apa tidak. Dengan controlling kita tahu, hal-hal apa saja yang perlu dibenahi, sehingga akan meningkatkan mutu pelayanan kita. Aktivitas dalam Fungsi Pengendalian Adapun aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam fungsi pengendalian antara lain : Melakukan evaluasi secara mendalam, apakah pekerjaan yang dilakukan itu sudah mencapai target apa belum. Caranya dengan menentukan indikator/standard khusus yang telah disepakati. Jika ada penyimpangan, penurunan mutu maka segera lakukan koreksi, perbaikan atau klarifikasi guna menjaga kepercayaan konsumen. Jika ada masalah maka berikan alternative solusi yang dapat diambil, guna untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Aspek-aspek yang mempengaruhi Fungsi Pengawasan Tentu saja ada aspek-aspek atau hal-hal yang harus dilakukan supaya fungsi pengawasan dapat berjalan dengan baik dan efektif, antara lain : Routing (Jalur), dalam hal ini pimpinan harus bisa menetapkan jalur atau cara yang aman dan efektif sehingga meminimalisir kesalahan Schedulling (Penjadwalan), pimpinan harus isa menetapkan deadline waktu yang masuk akal. Tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat, sehingga waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu pekerjaan itu bisa seefektif mungkin. Dan pegawai juga tidak merasa terbebani karena deadline yang tidak masuk akal. Dispatching (Perintah untuk Pelaksanaan), adalah pengawasan berupa perintah dari atasan untuk pelaksanaan suatu pekerjaan dengan tujuan agar bisa diselesaikan tepat waktu. Dengan adanya perintah ini, maka bisa terhindar dari pekerjaan yang “menggantung” sehingga dapat diketahui pihak mana yang bertanggung jawab. Follow Up (Tindak Lanjut), terkahir apabila pemimpin menemukan kesalahan yang terjadi harusnya dia mencari solusi atas masalah tersebut. Jadi, pemimpin tidak hanya menyalahkan saja, tetapi harus bisa memberikan solusi kongkrit kepada bawahan. Selain itu pemimpin harus bisa memberikan petunjuk dan tindak lanjut atas problem yang ditemui.